2023/12/15 杭州新天地建设管理有限公司
杭州新天地建设管理有限公司（以下简称“杭州新天地”）成立于1998年，是一家以工程管理为主导的企业；公司拥有二十多年的工程管理经验，涉及商业综合体、大型住宅区、高层建筑、体育馆、剧院、景区、古建筑修缮、道路桥梁等各类建筑。
为了提高企业办公效率、管控项目成本、加速工程企业数字化转型，杭州新天地选择了鑫蜂维作为数字化转型的合作伙伴。2021年起，杭州新天地与鑫蜂维合作，开始借助数字化组织打造进行数字化改革。
01
|打通“人、财、物、事”全链路，使企业管理更精细化
在过去，杭州新天地的内部管理都是靠人治、纸质，各流程都是传统纸质单据费时、费工，在流程的流转过程中需要申请人逐一跑单，会出现跑空的情况。在数据的沉淀上几乎没有做任何管理，每次需要做统计和分析的时候从上到下需要花费大量的人力、时间整理跟核对数据，无法保证数据的准确性，成本核算一旦有出入会导致报销费用的损失。
通过鑫蜂维的数字化组织打造，结合杭州新天地的实际需求将常规成本、项目成本、公司成本等问题进行拆解，搭建出适合企业自身的审批流程。根据公司实际的业务场景梳理出标准统一的表格模式，并引导员工进行流程审批的区分。杭州新天地将成本划分成人力、物力、房屋租赁、地块等使用权和费用，明确各个区块的具体内容；流程审批提交后能正确地引导新员工进行下一步操作，使流程管理架构的职责更清晰。
公司确定投标项目及合同评审等，涉及两个部门。经常因为部门间协作关系，导致投标过程出问题，造成公司不必要的损失。通过打通流程审批，使招投标工作流程通过设置审批制度让关联部门，关联负责人能第一时间了解招投标的进度，从几个方面评审合同是否能签订等。合同审批制度预防疏漏，提高协同效率。杭州新天地已将各环节全部数字化管理起来，让所有数据流动，使企业管理精细化，增加行业竞争力。
02
|增加知识库建设，沉淀企业文化与制度
过去，杭州新天地没有专属的知识库，日常管理中产生的数据、制度资料、老员工的技术创新等知识需要沉淀的资料存储与编辑协同难，许多公司制度都需要靠行政人员通过纸质文件与工程项目负责人进行逐级传播，导致新制度无法沉淀和快速逐一落实。
通过打造企业的专属知识库，可按部门建库，各部门按知识本将日常工作内容分类，公司制度、行业案例、新人培训体系、产品知识、公司荣誉、宣传资料等进行逐级细分，各岗位工作细化后，方便管理和检查调用。钉钉文档在线编辑，轻松存档保存，随查随取。
03
|以项目管理为核心全面数字化项目管理，促进项目效率提升50%
过去杭州新天地在证书管理、项目文件管理、项目管理等方面存在以下问题：
1. 文件管理：项目文件繁多，传统的纸质文件存储方式难以实现有效存储、高效调用，存在着文件管理混乱、分类不清等问题。
2. 证书管理：传统的证书管理方式效率低，难以实现证书信息的实时同步，证书借出借入登记繁琐，数据统计困难且容易出错。同时，证书动态无法快速掌握，证书有效期限监控也较为困难。
3. 进度管理：项目分布在各地，项目信息传递不及时，同期项目多，管理者无法及时了解项目进度，进度管控也变得更加困难。
4. 成本管理：缺乏对项目中各类款项的管控和统计，导致项目成本管控困难，容易出现项目成本超支的情况。
5. 项目数据总结：项目投入产出情况不明确，缺乏清晰的投入产出看板，无法快速掌握各项资金情况，难以控制项目成本预算。
建筑行业的增量经济时代已悄然离去，全面进入极度“内卷”的存量经济时代，在当前行业“内卷”加剧的形势下，为了应对这些挑战，杭州新天地自2021年12月底启动数字化管理系统的建设，公司以钉钉为底座，使用氚云构建了一套完备的项目管理系统。以流程管控行为、行为产生数据、数据呈现看板，历时6个月建成公司的“君睿”管理系统，实现“降本增效”的预期目的，享受数字化建设带来的管理红利。
该系统覆盖了项目投标、立项、证书管理、履约保函、合同管理、施工管理、计量管理、物资管理、项目付款、项目收款、发票管理、项目报表等项目管理要素，保障公司能够以项目为核心，实现高效的数字化协同与内外部联动，全面提升组织的运作效率和整体竞争力。
01、文件管理
杭州新天地所管理的在建工地分散在杭州各个不同区域，董事长及管理人员不能及时、准确地了解各项目情况，只能由工地上的负责人集中在一起汇报各自管理的项目进展和遇到的问题，公司共有150多个在建项目，都只能通过线下填写表单的管理方式，使工程管理沟通费时费力。项目过程中公司使用传统的纸质业务凭证进行数据传递，由于人工操作数据经常出错且纸质单据不易保存有时出现丢失，造成项目上统计数据不精准，而且无法沉淀公司的项目知识经验库，对公司来说损耗了很多无形资产。
通过数字化管理系统，杭州新天地在项目文件管理方面实现了文件的存放和使用规范化，线上记录项目文件信息，再存放到线下的实际文件柜中，通过文件管理应用检索文件编号，快速定位文件所在的文件柜。项目负责人将项目文件资料在线同步到各关联部门，方便工程项目的多方协同。
02、证书管理
管理者只需通过数字化管理系统，通过“证书管理”看板，即可查看了解各类证书情况，可以自主设置线上项目文件管理库，对项目信息、文件归档、文件下载、扫描件下载、文件归还、文件存取记录等进行在线编辑，让证书管理变得轻松有序；每个岗位通过“日常工作”看板，结合公司管理制度，理清各岗位的职、权、利。行政部经理打开她的“日常工作”，数字化系统就呈现出国注到期人员、岗位证到期人员、劳动合同到期人员等多种日常性工作，由管理系统督促各员工履行岗位职责，让公司真正步入制度化管理，员工工作高效的同时也轻松。
03、进度管理
杭州新天地每天发生的费用开支、合同签订、往来款项，财务部门每天需要一个个地查看表单来进行数据统计。每到月度统计的时候财务都需要再次核对信息，由于每个项目的进度不一样也不能及时把控。谁在负责也不够清晰明了，特别涉及到项目合同管理时；需要查找很多纸质资料，消耗35%时间成本和20%人力成本。很多资料又分散在各个工地项目的办公室里，纸质表单管理不能及时查看，造成每月项目合同和费用开支财报无法保证数据的准确性，管理者也不能及时查看把控项目情况。
从公司总体情况、投标管理、成本管理、质量管理、人力资源、财务管理、合同管理等不同方面，一键点击就能实时了解公司各项情况。管理者打开“合同管理”看板，即可查看合同性质、合同类别、年度合同等合同管理不同的维度，就能够了解到公司几百个合同的情况。
04、成本管控
通过数字化管理系统，结合成本预算机制，真正实现成本的实时管控。通过“成本管理”进入不同的部门，呈现出该部门成本预警项目、各项目可报销余额、各类预算核实际开支对比等，让成本管理者有了清晰的成本管控方向。另外，在报销流程中也对成本进行有效管控，当某个项目发生报销，公司领导在审批时，管理系统立即出现该项目的可报销余额、是否超报进度的数据，提供审批的量化指标，避免以往领导为签字而签字的乱象，彻底解决成本的过程管控问题，实现“微利”时代的降本。
05、项目数据总结
鑫蜂维为杭州新天地提供数字化可视看板解决方案，让项目经营数据实时情况一目了然。杭州新天地现在开会都不再做PPT，项目负责人对着管理系统呈现的数据展开讨论、制定措施、明确职责，各部门扯不了皮，也推卸不了责任，让公司各方面的管理都有序有效，走入数字化的制度管理模式，为数字化往智能化的升级打好基础。
目前杭州新天地有一百五十多人、近一百个在建项目，行政部、财务部、成本部均只有一个人就能确保公司正常运营，公司把人力物力往业务经营方面倾斜，从另外一个角度反映出“降本增效”目标的实现。
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