适合中小企业的人事档案管理方法+工具，免费、简单

互联网时代，你还在为人事档案管理的这些问题而烦恼吗？

人员流动性大，员工档案信息更新不及时？

文件、证件证照日益递增，日常管理很难程序化？

档案难保存、易损坏、难查询……？

利用数字化的工具从一个员工入职，发展到离职，均可在平台上套用标准化的文件模板，归档在人事档案中。

1.   人事档案管理的三个方面

做好人事档案管理缺一不可的三个方面：一是新入职员工的资料准备和档案建立，二是已经在职的员工的职业成长记录，三是离职人员的档案的管理，如图1-42所示。

图1-42 人事档案管理的三个方面

（1）      第一方面：入职环节

1）  新员工的档案管理主要有：

①　 基本信息和证件复印件、体检表等的资料归入档案；

②　 协议或确认材料入档：包括劳动合同、保密或竞业协议、岗位说明确认等；

③　 入职的培训记录、试用期考核表、薪资确认表等也是重要部分。

2）  工具运用

在钉钉智能人事中就可以轻松管理，进入电脑端企业管理员后台-工作台-职能人事，如图1-43所示。

图1-43 人事档案管理-入职环节

（2）      第二方面：成长环节

1）  已经在职的员工的职业成长记录，主要包括：

①　 岗位调整的记录，包括岗位调整的时候，薪资调整记录；

②　 员工参加公司提供的培训的记录，以及员工写的培训心得等；

③　 员工自己参加培训，取得各种证书的复印件资料；

④　 当然在公司里面还会有一些奖惩的资料。

以上是员工未来的职位提升、岗位调整、薪资调整等提供依据。

2）  工具运用

除了职能人事上可以直接看到的岗位调正等记录外，还可通过学习平台上的员工成长地图上的学习进度，通过工作日志/项目管理工具等了解工作进度和思考，通过多维度的分析来了解员工的成长情况，以便在员工需要做职位提升，岗位调整，薪资调整时做出合理正确的判断。

【注：岗位调整在本章节2.1有详细说明，员工成长地图、工作日志和项目进度分别在知识管理和项目管理中有具体说明】

（3）    第三方面：离职环节

（1）   离职员工的档案除包括上述第一部分和第二部分的档案外，还包括离职申请单、工作交接记录、解除劳动合同协议等资料。

（2）   若企业已开通智能人事，员工可在：【钉钉】-【工作】-【审批】-【离职申请】，根据提示填写提交即可。审批通过后会处于待离职状态，之后到了离职日期，管理员在智能人事的【离职管理】里点击【确认离职】该员工即可自动退出企业。