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文章关键点：台账管理  项目成本管理  采购管理  采购流程 

案例背景介绍

苏州某园林建筑公司，主要业务有苗木、花圃的规划、设计、施工等。从公司起家到现在一直沿用粗放的管理方式，随着业务不断扩大，原有的管理方式显然跟不上企业发展。

传统的工程管理手段不能在工程项目和企业经营的不同层面对工程成本做出清晰反映，在采购成本方面也无法做出合理的控制，项目盈利了，盈在哪里？亏损了，亏在哪里？基本上是一本糊涂账。

台账管理难点

总经理：“原来项目不多，管理上也感受不到问题；现在项目量翻了10倍，就显得非常吃力。”

项目过程中会用到多种采购管理表单，申请表、订购单、询价单、采购联络单、比价，议价记录表、采购动态表、来料检验日报表等，由于采购需求频繁、量大，采购单管理难上加难。

鑫蜂维-数字化解决方案

1. 统一平台，数据共享

通过数字化的管理，设计、采购、施工、苗圃等工程中各主要业务环节做到有机衔接，各个责任人之间实现有效联络，相互间数据能及时共享，易于资源协调。

2. 打通沟通，减少推诿

2018年在一个景观绿化项目中，采购验收时发现符合规格标准的A级合格苗占30%；有损伤、弯曲、不成对等B级次品苗占50%；有病虫害、蜕皮、土球碎掉等C级不良品和D级共占20%。像这种情况下针对不同的等级产品，需要与供应商进行及时的沟通、谈判，以便避免损失及影响项目的正常开展。

通过流程设计，明确职责，并打通沟通，做到及时处理每一个问题，减少责任推诿，同时采购进来的苗木，在验货中不合格的现象是常有的，通过详细的记录就能找到不合格的原因，及时联系供应商，以及判断是否持续与该供应商合作，降低采购风险。

3. 整合表单，优化流程

验货、登记、协商，等一系列流程效率直接影响项目的进展，从采购到验收到反馈，重新梳理流程并合并、优化流程，实现权责明晰、流程简单清晰。现在无论是采购成本的核算依据还是供应商信息记录，或是资源调配方面，都能及时了解。

服务给企业带来了什么？

通过流程梳理、优化、再造，尽可能标准化、规范化、轻量化、自动化和人性化。审核流程设计有效、执行到位，经办人员操作规范、可追溯，尽可能通过自动化手段提高工作效率。

鑫蜂维的咨询师通过统一平台、统一模板、统一格式，从采购到验收到反馈，都做实时的在线管理，同时为每一个工程的苗木采购计划、询比价都进入云上管理，保持信息资料的统一性、完整性、及时性，逐步完善苗木采购中各个环节要点，形成“健康”的采购体系。